Fonte: www.caba.org
O gerenciamento de instalações prediais representa um importante custo para muitas empresas, com despesas aumentando 16% nos EUA desde os dias pré-pandêmicos. Em 2022, 45% das empresas dos EUA gastarão mais de 20% de seu orçamento anual total em gerenciamento de instalações.
Para alguns setores, a alocação média pode ultrapassar 60%. Se não forem controladas, essas despesas podem prejudicar gravemente os resultados de uma empresa. E com a ameaça adicional de alta inflação e aumento dos custos de energia, o gerenciamento eficiente de instalações tornou-se uma alta prioridade.
Uma cartilha para custos de gerenciamento de instalações
O gerenciamento de instalações é uma tarefa complexa com muitas funções e processos. Manter a eficiência operacional em todas essas despesas gerais não é fácil, principalmente em um mercado afetado pela alta inflação. Os custos de materiais e de mão-de-obra aumentaram acentuadamente e as empresas são forçadas a pagar adicionalmente pelos serviços de profissionais qualificados.
Os custos de gerenciamento de instalações são divididos em três principais despesas gerais:
Mão de obra: os custos aumentaram drasticamente com a pandemia. Os custos dos serviços de zeladoria aumentaram 15% em 2020. A alta inflação também significa que as empresas têm que pagar mais para reter trabalhadores, especialmente os qualificados para serviços como HVAC e manutenção elétrica.
Materiais: a disponibilidade de suprimentos e peças sobressalentes foi afetada pelos bloqueios durante os dias de pico da pandemia. Mesmo na fase pós-bloqueio, os problemas da cadeia de suprimentos e o aumento dos custos de energia aumentaram o custo dos materiais.
Energia: A ONU estima que o setor imobiliário consuma cerca de 40% do suprimento global de energia. O Governo Federal espera que os preços da energia nos EUA aumentem cerca de 10% entre 2021 e 2023, apresentando um desafio significativo para os gerentes de instalações.
4 maneiras de melhorar a eficiência da manutenção das instalações
Muitos custos, como segurança contra incêndio ou manutenção de elevadores, são simplesmente inevitáveis na manutenção e gerenciamento de instalações. Mas um melhor planejamento pode ajudá-lo a evitar gastos desnecessários decorrentes de práticas de má qualidade, gerenciamento inadequado ou erros simples.
1. Não espere que as coisas desmoronem
Quando há uma falha inesperada em um sistema crítico como o HVAC, isso afeta os negócios de duas maneiras. Ele pode interromper as atividades de rotina e até levar ao desligamento temporário da instalação até que o sistema esteja totalmente funcional novamente.
Isso pode envolver reparos de emergência com horas extras, o que aumenta ainda mais os custos. Às vezes, o dano é catastrófico e requer a substituição total de componentes críticos. Há também um risco elevado de acidentes e lesões, com enormes implicações legais.
Por meio de uma rotina de manutenção preventiva regular e bem planejada, você pode reduzir o risco de rupturas inesperadas e aumentar a vida útil das máquinas e sistemas dentro de uma instalação. Invista em software CMMS (sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado) repleto de recursos para obter ganhos adicionais de eficiência.
2. Evite a baixa eficiência operacional seguindo as melhores práticas
As instalações comerciais possuem vários sistemas que consomem muita energia. Devido a uma combinação de fatores como falta de reparo/manutenção, instalação inadequada e desconhecimento das especificações do fornecedor, sistemas como HVAC costumam ter eficiência muito baixa em determinados edifícios.
As empresas geralmente gastam entre US$ 1.000 e US$ 15.000 em tarifas anuais de energia para controle de temperatura em suas instalações. Um sistema HVAC defeituoso pode aumentar os custos operacionais em 40% ou mais.
Evite a baixa eficiência realizando uma revisão completa de todos os sistemas críticos com alto consumo de energia. Fique atento a quaisquer processos ou políticas com falhas e aplique as diretrizes operacionais e de manutenção recomendadas pelo fornecedor/padrão do setor.
3. Melhore as práticas de contratação
Serviços rotineiros em instalações não possuem maiores requisitos de habilidade. Os gerentes de instalações geralmente contam com mão de obra barata para preencher cargos de zeladoria e outras tarefas de baixo nível. Mas a contratação de trabalhadores sem preparação pode levar a complicações legais.
Muitos serviços pesados, como sistemas elétricos e manutenção de gás, exigem profissionais totalmente certificados. A contratação de trabalhadores não certificados ou firmas de reparos sem seguro para economizar custos trabalhistas pode sair pela culatra, levando a um risco de acidentes, sistemas instáveis/ineficientes ou pior.
Embora a flexibilização dos padrões de contratação possa economizar dinheiro no curto prazo, trata-se, de fato, de uma medida muito míope.Isto pode tornar as empresas vulneráveis a penalidades civis e até processos criminais. É sempre aconselhável realizar verificações completas de antecedentes ao contratar trabalhadores em qualquer função.
4. Preste muita atenção aos contratos de locação antes de fazer alterações
As empresas têm controle limitado sobre as propriedades arrendadas. Realizar certas modificações em uma propriedade alugada pode levar a violações contratuais caras e multas. Além disso, o desconhecimento dos termos do arrendamento pode levar a despesas evitáveis para tarefas já cobertas pelo proprietário do imóvel no âmbito de um contrato de manutenção.
Sempre conduza uma revisão completa dos portfólios de ativos, identifique instalações alugadas e mantenha visibilidade total sobre o status de propriedade de todas as instalações pertencentes ou operadas pela organização. Revise cada contrato de locação antes de prosseguir com qualquer projeto importante em uma instalação.
Os problemas listados acima representam apenas uma fração das muitas questões que se interpõem entre um gerente de instalação e a excelência operacional total. Não há soluções rápidas aqui – você precisa implementar um plano de ação de longo prazo para alcançá-lo.
Aqui está um rápido guia passo a passo para implementar um plano de ação para melhorar a eficiência operacional:
- Avalie o estado atual da(s) instalação(ões) – identifique custos, ineficiências e riscos potenciais. Preste muita atenção aos padrões de consumo de energia e à situação trabalhista atual.
- Crie uma visão futura do sistema – incorporando as soluções para os problemas existentes. Preste atenção especial à eficiência energética, sustentabilidade e mitigação da rotatividade de funcionários.
- Crie um plano estruturado para tornar essa visão uma realidade, com metas e cronogramas realistas. Certifique-se de ter o apoio total e o compromisso de longo prazo dos gestores da sua organização para tal plano.
- Implemente lenta e metodicamente o plano de ação, com procedimentos regulares de avaliação de progresso. Certifique-se de que existam ciclos de feedback adequados para que você possa fazer os ajustes necessários ao longo do caminho.
Uma força de trabalho motivada e comprometida é essencial para o sucesso de qualquer plano de longo prazo. Comemore quaisquer marcos e reconheça as contribuições da equipe para aumentar o moral e manter o foco.
Conclusão
No cenário de negócios desafiador de hoje, os gerentes de instalações não têm espaço para complacência. Uma abordagem proativa, envolvendo manutenção preventiva, melhores políticas de RH e foco extra em sustentabilidade e eficiência energética é a necessidade do momento. É a única maneira de obter eficiência operacional sem comprometer a segurança ou a conformidade.
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